ワークフローアプリケーションによって、業務を自動化できます。一般的な例としては、受注管理業務やプロジェクトプランのレビューなど、メールの自動送信機能や文書の自動ルーティング機能を利用したものが挙げられます。どのような業務であっても、1 人以上のユーザーがいくつかの工程を処理することによって完遂され、ワークフローアプリケーションの使用によるメリットが得られます。それは、ワークフローアプリケーションが業務の処理工程の流れを自動化するものだからです。自動化によって無駄な作業とミスを減らし、業務のスピードアップをはかれます。また、業務の進行状況をトラッキングできます。出版社における例として、執筆者から始まって、編集者、校正担当者、そして制作担当者へと自動的に文書が送信されるワークフローがあります。各担当者は、送信されてくる文書についてそれぞれの作業を行います。1 つの作業が完了すると、ワークフローアプリケーションによって次の担当者に通知され、プロジェクトの担当部分を行うのに必要なデータがその担当者に送信されます。
[文書ライブラリ] テンプレート (DOCLBW60.NTF) と [チームルーム (6)] テンプレート (TEAMRM60.NTF) を、ワークフロー機能の例として考えます。どちらのテンプレートでも、レビュー対象の文書は 1 つのデータベースに保存されたままで、レビュー担当者には送信されません。文書のレビューが必要であることを知らせるメールだけが、レビュー担当者に送信されます。多くの場合、メールには、レビュー対象の文書へのリンクが含められます。
[文書ライブラリ] テンプレートでは、レビュー担当者に文書リンクを回覧するためのレビューサイクルが使用されています。レビューサイクルの指定によって、一斉レビューまたは回覧レビューが可能となります。一斉レビューでは、各レビュー担当者は同時にレビュー開始の通知を受け取ります。回覧レビューでは、レビュー担当者は、レビュー文書に対して特定の順序でコメントし、前のレビュー担当者のレビューが完了してから、レビュー開始の通知を受け取ります。
[チームルーム (6)] テンプレートには、次のワークフロー機能があります。
これらのテンプレートの詳細については、『Domino Designer Template Guide』を参照してください。