アクション項目通知をメール送信するエージェントの使用例

このタスクについて

ここでは、[ミーティングトラッキング] というデータベースから、各作業の担当者に対してアクション項目を毎週メール送信する例を示します。

手順

[ミーティングトラッキング] データベースを選択して、[作成] - [エージェント] を選択します。[エージェント] インフォボックスが表示されます。
エージェントに [アクション項目のメールを出す] という名前を付け、[共有エージェント] を選択します。
トリガとして [スケジュール] を選択します。
リストから [毎週] を選択します。
[スケジュール] ボタンをクリックします。
[指定日] リストから [水曜日] を選択して、[開始時刻] リストから 05:00 PM を選択します。
[OK] をクリックします。
[ターゲット] リストで [前回の実行以降に作成または変更されたすべての文書] を選択します。
[エージェントのプロパティ] インフォボックスを閉じます。
[オブジェクト] リストの [Document Selection] をハイライト表示し、[検索条件の追加] ボタンをクリックします。
[検索条件] リストで [フォームにより検索] を選択し、[アクションアイテム] を選択します。[追加] をクリックします。
[検索条件の追加] を再度クリックします。
[検索条件] リストで [フィールドにより検索] を選択します。[Status]、[次の語句を含む文書を検索]、[Open] を選択します。[追加] をクリックします。
[オブジェクト] リストで、[アクション] をハイライト表示し、[アクションの追加] をクリックします。
[アクション] リストから [メールメッセージの送信] を選択し、[オプション] をクリックします。
[宛先] ボックスで [式] をクリックし、次の式を入力します。
```
AssignedTo
```
[件名] ボックスで [式] をクリックします。次の式を入力してから [OK] をクリックします。
```
ActionItem + ", due " + @Text(DueDate)
```
[本文] ボックスに、次のように入力します。
```
この作業はあなたが担当です。
```
[OK] をクリックします。
[文書のコピーを含む] チェックボックスをオンにして、[OK] をクリックします。
エージェントを閉じて保存します。