データベースからメール通知を自動的に送信するには、フォーム、フォームアクション、ビューアクション、エージェント、イベントを使用します。
文書へのリンクを送信する
一部のワークフローアプリケーションでは、新規文書や修正文書の通知、または処理しなければならない作業についての確認をメールで送信したい場合があります。文書自体を送信する代わりに、文書へのリンクを送信することによって、時間とディスク容量を節約できます。リンクを自動的に送信するには、次のいずれかを使用するエージェント、イベント、フォームアクション、ビューアクション、ホットスポット、またはボタンを作成します。
- シンプルアクション [メールメッセージの送信] ([文書にリンクを含む] を選択)
- シンプルアクション [ニュースレターの要約の送信]
- 関数式 @MailSend ([IncludeDocLink] フラグを設定)
- LotusScript® プログラム (NotesDocument クラスまたは NotesUIDocument クラスの Send メソッド、NotesNewsletter クラスの FormatMsgWithDoclinks メソッドを使用)
- LotusScript Java™ プログラム (lotus.notes.Document クラスの Send メソッド、lotus.notes.Newsletter クラスの FormatMsgWithDoclinks メソッドを使用)
文書を送信する
次のような状況では、文書を自動的にメール送信すると効率的です。
- 複数のユーザーが文書を順番に処理できるようにする
- 集中的にトラッキングするために、文書をメール受信データベースに送信できるようにする
このようなアプリケーションでは、受信者を指定する [SendTo] フィールドを使用してフォームを作成するか、[SendTo] の情報を含む式やプログラムを使用する必要があります。
この機能を利用するには、次のいずれかの操作を行います。
- 文書を保存すると必ずメールとして送信されるようにするには、[MailOptions] フィールドを追加し、値に 1 を設定します。
- ユーザーが文書をメールとして送信するかどうかを指定できるようにするには、[フォームのプロパティ] インフォボックスの [デフォルト] タブで [閉じるとき] の [メール送信ダイアログ] を選択します。
- 次のいずれかを実行するエージェント、イベント、フォームアクション、ビューアクション、ホットスポット、またはボタンを作成します。
- シンプルアクション [文書の送信]
- 選択式メール送信用の関数式 @Command([@MailSend]) または自動メール送信用の関数式 @MailSend
- NotesDocument クラスまたは NotesUIDocument クラスの Send メソッドを使用する LotusScript プログラム
- lotus.notes.Document クラスの Send メソッドを使用する Java プログラム
また、すべてのフォームとビューには、[文書の送信] というデフォルトアクションがあります。このアクションは、[アクション] メニューまたはアクションバーに表示させることができます。
メールオプションの予約フィールドの詳細については、「メールオプションを制御する予約フィールド」を参照してください。
ユーザーが文書を表示できるようにする
ユーザーがワークフロー文書を表示できるようにするには、次の操作のどちらかを実行します。
- サーバー上のマスターメールテンプレートにフォームをコピーし、メールデータベースの設計を更新します。
- 該当するフォームに対して、[フォームを文書に保存] オプションを選択します。
メールメモとして文書を転送する
[SendTo] フィールドを持たない文書をメールとして送信するには、メール転送機能を使用します。
次のいずれかを実行するエージェント、イベント、フォームアクション、ビューアクション、ホットスポット、またはボタンを作成してください。
- シンプルアクション [メールメッセージの送信] (オプション [文書のコピーを含む] を選択)
- 関数式 @Command([MailForward])
- NotesUIDocument クラスの Forward メソッドを使用する LotusScript プログラム
また、すべてのフォームとビューには、[転送] というデフォルトアクションがあります。 このアクションは、[アクション] メニューまたはアクションバーに表示させることができます。
メールメモに対する返答を送信する
メールとして受け取った文書への自動返信を作成するには、エージェント、イベント、フォームアクション、ビューアクション、ホットスポット、またはボタンを作成し、シンプルアクション [送信者に返信] を使用します。