シンプルアクションは、共有アクション、非共有アクション、ボタン、アクションホットスポット、ピクチャホットスポット、エージェントと併用されます。シンプルアクションのリストにアクセスするには、[実行] プルダウンリストから [シンプルアクション] を選択して、[アクションの追加] ボタンをクリックします。
Web アプリケーションでは、シンプルアクションは使用できません。
選択した文書を指定したデータベースにコピーします。選択した文書はコピーして、同じデータベースの中、または同じサーバーや別のサーバーにある他のデータベースに貼り付けることができます。コピー先のデータベースでは、これらの文書には既読マークが付けられます。
指定するには、以下の手順を実行します。
選択した文書を指定したフォルダにコピーします。フォルダを新規に作成しておいてから、文書を選択します。文書をあるフォルダから別のフォルダにコピーしても、その文書がコピー元フォルダから削除されるわけではありません。文書の複製が作成されるのではなく、文書が新しい場所に表示されます。
選択した文書をデータベースから削除します。別のサーバーにデータベースのレプリカがある場合、あるデータベースで削除された文書は、レプリカからも削除されます。ただし、データベースの複製の設定で、[削除を他のレプリカへ反映しない] が選択されている場合、レプリカからは削除されません。設定内容を確認するには、[ファイル] - [複製] - [設定] を選択して、[送信] をクリックします。
選択した文書を既読にします。文書を開くことなく未読文書を既読にするには、このアクションを使用します。また、エージェントによる変更が行われた場合などには、実際には読み直す必要がないため、修正された文書を元の既読状態に戻すためにも使用できます。
このアクションをフィールドの値を変更するアクションと組み合わせます。これにより、ユーザーが文書の値を変更したときに、同時に文書を既読にできます。
このオプションは、[新規メールの受信前] で文書を処理するエージェントとは併用しないでください。
選択した文書を未読にします。このアクションは、ユーザーが読み直したい文書にフラグを付けるのに使用します。
フィールドの値を指定した新しいテキスト値で置換するか、フィールドの値に新しいテキスト値を追加します。このアクションで置換できるのは、編集モードになっている文書のテキスト値だけです。値をテキスト以外のデータで置換するには、@関数式または LotusScript® のプログラムを使用します。フィールド名を指定できる場合は、このアクションにより、非表示フィールドの値を変更できます。
[値の追加] オプションは、リッチテキストフィールド、数値フィールド、時刻フィールドには適用されません。また、すでにデータベースに保存されている文書内で使用できないフィールドに対しても使用できません。さらに、[値の追加] は、データベーステンプレートなど、データベースに文書が含まれていない場合には使用できません。
文書が保存されていないデータベースに [値の追加] を保存するには:
値を指定するには、以下の手順を実行します。
1 つのフォーム上の複数のフィールド値を、指定した新しいテキスト値で置換します。このアクションによって置換されるのは、テキスト値だけです。値をテキスト以外のデータで置換するには、@関数式または LotusScript のプログラムを使用します。このアクションにより、処理済みの文書には既読マークが付きます。
指定するには、以下の手順を実行します。
ビューまたはフォルダの中でハイライト表示にした文書を別のフォルダに移動します。このアクションにより、文書は移動元のフォルダから削除され、指定されたフォルダに追加されます。文書がデータベースから削除されるわけではありません。
選択した文書を指定したフォルダから削除します。ただし、その文書がデータベースから削除されるわけではありません。文書が複数のフォルダに配置されている場合は、このアクションにより、文書は指定したフォルダからは削除されますが、別のフォルダからは削除されません。文書の収容先フォルダが 1 つしかない場合は、このアクションにより、文書はそのフォルダから削除され、カテゴリが [非分類] に変更されます。
メールメモに対する返信を自動送信します。エージェントによって生成されたメールメモには送信されません。[本文] フィールドに入力できるのは、属性のないテキストだけです。スタイル付きテキスト、図形、添付ファイルは入力できません。
指定するには、以下の手順を実行します。
複数のエージェントをまとめて別のエージェントと連携させたり、LotusScript のプログラム、@関数式、Java™ を 1 つのエージェントの中で組み合わせたりできます。実行させるエージェントは、すでにデータベース中に格納されている必要があります。
追加されたエージェントが処理する文書は、最初のエージェントによって決まります。その後のすべてのエージェントは、本来の設定とは無関係に同じ文書を使用します。最初のエージェントが検索やアクションを完全に終了してから、その情報が次のエージェントに引き渡されます。例えば A というエージェントで「green」という単語で全文書が検索され、「green」が「yellow」に置換されてから、B というエージェントが実行されます。エージェント B は、エージェント A が処理した文書だけを対象として、検索照会やアクションを開始します。
現在の文書をその文書中の [SendTo] フィールドで指定された受信者に送信します。このアクションには、@MailSend 関数と同じ機能があります。受信者を予測するために、文書には [SendTo] フィールドが必要です。このフィールドがない場合は、Notes® では内部の [$UpdatedBy] フィールドの内容が受信者として使用されます。文書に [CopyTo] フィールドや [BlindCopyTo] フィールドも含まれている場合は、その受信者へもメールが同時に送信されます。
文書に [DeliveryPriority]、[DeliveryReport]、[ReturnReceipt] などのフィールドが含まれている場合は、このようなフィールドによって、送信の優先順位、送信レポートの生成、開封報告の生成が管理されます。文書にこれらのフィールドがないときは、デフォルトで標準優先順位、送信レポートなし、受信確認なしに設定されます。
選択した文書を、1 つの文書またはリンクとして送信します。[本文] フィールドに入力できるのは、属性のないテキストだけです。スタイル付きテキスト、図形、添付ファイルは入力できません。
指定するには、以下の手順を実行します。
指定した条件に適合する文書をデータベースから検索して、各文書へのリンクが設定された概要文書を送信します。要約の情報には、[日付] 列、[作成者] 列、[タイトル] 列などの情報を 1 行にまとめた説明などの項目が含まれます。
[送信前に収集する文書数] オプションは、アクションを使用してビューまたはフォルダから文書の要旨を送信する処理には適用されません。これは、アクションの処理対象となるのはハイライト表示された文書に限られますが、[送信前に収集する文書数] の処理対象は複数の文書だからです。
指定するには、以下の手順を実行します。
カスタマイズした@関数式を追加します。