ユーザーまたはサーバー管理者は、データベース内の指定条件を満たす文書をアーカイブデータベースにコピーして、データベースからその文書を削除するか、文書のサイズを削減することができます。データベースから指定条件を満たす文書を削除すると、そのデータベースのレプリカがある場合に削除を複製できるように、レプリカスタブが残ります。
ユーザーまたはシステム管理者は、文書を最後に読んだ日付、最後に更新した日付、最後にアクセスした日付、期限切れのマーキングを組み合わせて、文書をアーカイブできます。Notes クライアント上でアーカイブを有効にし、データベースのアーカイブ時の動作を制御する設定を指定します。
このツールでは、例えば「Sales (Archive)」のように、元のデータベース名の後に「(Archive)」というカッコに囲まれた言葉を付けた形式のデータベース名で、アーカイブデータベースを作成します。このアーカイブデータベースは、デフォルトではクライアントかサーバーのデータフォルダ内にあるフォルダ ¥archive に保存されます。ファイル名は a_xxxxx.nsf というかたちで、xxxxx には元のデータベースのファイル名の先頭 5 文字が入り、例えば a_sales.nsf のようになります。アーカイブデータベースの場所とファイル名をカスタマイズすることができます。
このツールでは、アーカイブ処理に関する情報を Archive Log という名前のアーカイブログデータベースに記録できます。Archiving Log は、デフォルトではクライアントかサーバーのデータフォルダ内にあるフォルダ ¥archive に保存されます。ファイル名は lxxxxx.nsf というかたちで、xxxxx には元のデータベースのファイル名の先頭 5 文字が入り、例えば l_sales.nsf のようになります。アーカイブログの場所とファイル名をカスタマイズすることができます。複数のデータベースで 1 つの Archive Log を共有することもできます。
クライアントまたはサーバー上の文書をアーカイブできます。
クライアントの文書をアーカイブする場合は、クライアントにあるアーカイブデータベースとアーカイブログを使用して、クライアントからアーカイブツールを実行します。サーバーの文書をアーカイブする場合は、クライアントまたはサーバーにアーカイブデータベースを作成できます。さらに、元のデータベースがサーバーにある場合は、サーバーベースのアーカイブを設定すれば、クライアントから手動でアーカイブするのでなく、そのサーバーで Compact タスクを実行してデータベースをアーカイブできます。アーカイブを設定すると、ツールのアーカイブ設定にあるユーザーの署名が付けられます。Compact タスクは、データベースに対してアーカイブを実行できるアクセス権があるかどうかこの署名を使用して照合し、設定したユーザーに代わってアーカイブを実行します。サーバーベースおよびクライアントベースのアーカイブでは次のこともできます。