Notes 文書を非表示にするフォームを設計する

次の操作を実行する際に Notes 文書を非表示にするようフォームを設計できます。

• 文書を作成する ([作成モードで開く])。
• 文書を開いて編集する ([編集モードで開く])。
• 文書を開いて読み込む ([読み込みモードで開く])。
• 文書を作成してから閉じる ([作成モードで閉じる])。このオプションは [作成モードで開く] のオプションも選択しないと使用できません。
• 文書を編集してから閉じる ([編集モードで閉じる])。このオプションは [編集モードで開く] のオプションも選択しないと使用できません。
• 文書を読み込んでから閉じる ([読み込みモードで閉じる])。このオプションは [読み込みモードで開く] のオプションを選択しないと使用できません。

ある状況では Notes 文書を非表示にし、それ以外の状況では表示するようフォームを設計することもできます。Notes データベースの情報の保守管理で、文書の作成者、編集者、読者がそれぞれ異なる役割を果たす場合に、このタイプのフォームを使用します。

次の場合に Notes 文書を非表示にします。

• 文書の中心がオブジェクトで、他に何も入力する必要がない場合。
• フォームに組み込まれているオブジェクトが 1 つだけの場合。
• ユーザーが Notes に不慣れで、慣れたアプリケーションで作業する場合。
• Notes データベースが、単に他のアプリケーションファイルの入れ物として機能している場合。
• ユーザーすべてにアクセス権があり、他のアプリケーションを起動でき、常にそのアプリケーションで作業している場合。

次の場合に Notes 文書を表示します。

• 読者がデータオブジェクト以外のものも参照する場合。
• フォームに複数のオブジェクトが組み込まれている場合。
• オブジェクトのデータを変更する必要がなく、Notes 文書を開くたびにアプリケーションを起動する必要がない場合。
• 文書の作成者および編集者が、フォームの他のフィールドに入力する必要がある場合。
• ユーザーのなかに、OS/2 など OLE オブジェクトをサポートしていないオペレーティングシステムの使用者がおり、そのユーザーも Notes 文書の他のフィールドの情報の読み込みや編集が必要な場合。

ユーザーが各自の経費レポートの作成や更新ができるように、Lotus 1-2-3® で使用できるレポート追跡データベースを作成する場合を例にとります。ユーザーが経費レポートを作成または更新するときに Notes 文書を意識する必要はありません。その代わりに 1-2-3 で経費レポートを自動起動するようにします。

ユーザーのワークフローを反映するフォームを設計するには、[経費レポート] フォームを作成し、ワークシートオブジェクトをフォームに埋め込みます。それから [フォームのプロパティ] インフォボックスでワークシートが自動的に起動するよう設定します。[非表示] ボックスから、次のオプションを選択します。

• [作成モードで開く]
• [作成モードで閉じる]
• [編集モードで開く]
• [編集モードで閉じる]

ユーザーが [作成] - [経費レポート] を選択すると、自動的に 1-2-3 が起動され、埋め込まれたワークシートオブジェクトが開かれます。 ユーザーは、1-2-3 のワークシートオブジェクトに直接情報を入力します。Notes 文書は表示されません。ユーザーが経費レポートを完成して 1-2-3 を終了すると、フォームに埋め込まれたワークシートオブジェクトが更新されます。この時点で、ユーザーは Notes のビューに戻ります。自分の経費レポートを編集する場合は、文書を編集モードで開きます。これにより、1-2-3 が自動的に起動します。1-2-3 を閉じると、ユーザーは Notes のビューに戻ります。

経費レポートワークシートの情報は、Notes 文書や Notes ビューに表示されます。Notes データベースには、すべての経費レポートが格納されます。