一部のデータベースでは、文書を選択して [編集] - [削除] を選択すると、文書がデータベースから完全に削除されます。Notes メールデータベースなどのその他のデータベースでは、[編集] - [削除] を選択すると文書がごみ箱フォルダに移動し、「一時的削除」の状態で保存されます。この状態により、ユーザーは誤って削除した文書を復旧できます。データベースで一時的削除を有効にして、実際に文書を削除するまでデータベースに一時的削除の状態で保存する期間を制御できます。
「一時的削除」の状態にある文書は、一般的なビューとフォルダには表示されません。その代わりに、一時的削除の状態にある文書を挿入して表示する共有ビューを作成する必要があります。このビューでは、文書の削除を取り消してデータベースに復元するためにプログラムしたアクションをユーザーに用意できます。Notes クライアントでは、式 @UndeleteDocument を使用したアクションをプログラムできます。Notes クライアントでは、[ごみ箱] フォルダの [ごみ箱から削除] アクションにより、削除されたメールメッセージが復元されます。
1 つ以上の文書を選択して、[編集] - [削除] を選択するか [Del] キーを押すことで、ユーザーはごみ箱フォルダから文書を完全に削除できます。@HardDeleteDocument コマンドを使用するアクションにより、[ごみ箱] フォルダから文書を永久に削除することもできます。このコマンドの例については、[ごみ箱] フォルダの [ごみ箱を空にする] アクションを参照してください。