アウトラインをナビゲーションデバイスとして使用するには、そのアウトラインをフォーム、ページ、または文書のリッチテキストフィールドに埋め込まなくてはなりません。アウトラインをフォーム、ページ、文書のいずれに埋め込むかは、アウトラインをどのように使用したいかによって異なります。アウトラインをフォームに埋め込めば、そのフォームで作成されたドキュメントには埋め込まれたアウトラインが含まれます。したがって、ユーザーが他のビューに移動したり、新しい文書を作成したり、次の文書に移動したりするための簡単な方法を提供できます。例えば、[ディスカッション] データベースでは、メイントピックフォームにアウトラインを埋め込むことができます。ユーザーがそのフォームを使用して文書を作成すると、新規文書にアウトラインが表示されます。
アウトラインまたはアウトラインエントリを、特定の状況下または特定のユーザーに対してのみ表示したい場合があります。プログラムペインを使用すると、アウトラインの計画と設計がより柔軟に行えます。例えば、Notes や Web ブラウザのユーザーに対して異なるアウトラインを提供できます。また、販売や製造などユーザーが所属する部署に応じてアウトラインエントリへのアクセスを制限することもできます。
アウトラインの最も一般的な使い方はページに埋め込んでフレームセットの一部として使用する方法です。1 つのアウトラインを複数のページで、異なるスタイルにして使用したい場合には、必要なページにすべて埋め込みます。例えば、あるアウトラインはテキストだけとして、そのアウトラインを別の場所で使用する場合には図形のボタンを組み合わせるというような使い方が考えられます。
1 つのアプリケーションで複数のナビゲーション構造を必要とする場合、次に示す 2 つの方法のうちのいずれかを行うことができます。1 つは、アウトラインを 1 つだけ作成して、それを異なるページに何回も埋め込む方法です。もう 1 つは、複数の異なるアウトラインを作成して、それぞれを異なるページに組み込む方法です。