同じ構造の複数のファイルを 1 つのビューに呼び出すには、列の説明 (COL) ファイルを作成します。COL ファイルには、ソースファイルのデータと Notes® のフィールドとの対応が定義されています。COL ファイルが使用できるのは、表形式のテキストファイルとワークシートファイルだけです。
COL ファイルは、一連の列定義ステートメントを記述した ASCII テキストファイルです。列定義ステートメントは、Notes ビューのフィールドの内容を制御する式が記述されたセクションの前に記述します。ソースファイルの各列に対して、1 つのステートメントを記述することができます。このステートメントを使用して、ソースファイルの列から Notes ビューの列に呼び出す時のフォーマットとマッピングの方法を記述します。マッピングを効率よく行うには、COL ファイルと Notes ビューで同じフィールド名を使用します。
ソースファイルに列名を入力します。入力する名前は、フォームの対応フィールドと同じ名前にしてください。列名を入力した後で、データ形式を指定するステートメントを必要に応じて記述することができます。ただし、ソースデータの形式、つまり列の区切り文字または固定位置を定義するステートメントは必ず記述してください。
Notes のビューに存在しないフィールド名を COL ファイルで使用すると、該当するフィールドのデータは呼び出されますが、フォームまたはビューには表示されません。表示させるには、Notes でこのフィールドと同じ名前のフィールドを作成する必要があります。例えば、COL ファイルに「Phone」という名前のフィールドがあり、Notes ビューに「PhoneNumber」という名前のフィールドがある場合を考えます。 ビューには「Phone」フィールドのデータが存在していますが、データは表示されません。「Phone」フィールドのデータを表示するには、既存の Notes のフィールドを「Phone」に変更して、そのフィールドの別名を作成します。または、「Phone」という名前の新しいフィールドを作成して、使用しているビューのフィールドを参照させます。
ファイルを呼び出すと、データの内容に基づいて、各列のデータ形式が自動的に判別されます。 例えば、ソースファイルに 7/19/97 という形式のデータが含まれている場合は、このデータが日付データとして呼び出されます。
フィールド定義の一部として、オプションの TYPE 式の後ろに、適切なデータ型 (Text、Number、または Datetime) を指定します。例えば、DateOfBirth というフィールドのデータを日付として呼び出すには、次のフィールド定義を COL ファイルに記述します。
DateOfBirth: TYPE DATETIMEソースファイル内のデータは、指定されたデータ形式と一致している必要があります。指定されたデータ形式に一致しないデータが検出された場合は、最も近い形式のデータとして呼び出されます。
COL ファイルに記述する式では、呼び出された値をビューで表示させる時に変更する方法を指定します。このような式には、ビューの選択式と同じ規則が適用されます。式による操作の例を、次に示します。