自動保存は、ユーザーが指定した定期的スケジュールの回数で Notes 文書をローカルデータベースに自動的に保存できる Notes クライアント機能です。Notes がクラッシュした場合や、停電が発生した場合でも、クラッシュや停電の発生前に行っていた作業内容を復旧することができます。
ユーザーが自動保存機能を有効にすると、文書の最新バージョンが自動保存データベースの Notes データフォルダに保存されます。データベースの名前は、「as_」の後にユーザーの名前のイニシャルと姓が続く形式になります (例: as_JSmith.nsf)。自動保存データベースは、Notes クライアントの初回インストール時に自動作成されます。ユーザーは、このデータベースから文書を復旧することができます。
オリジナルの Notes 文書は、その文書のデータベースまたは Notes アプリケーションにまだ保存されている点に注意してください。まだ保存されていない最新の変更内容を持つバージョンは、自動保存データベースにコピーされます。
文書を自動保存するには、文書の作成元となるフォームで自動保存を有効にする必要があります。
Notes クライアントのユーザープリファレンスで自動保存を有効にします。
自動保存された文書を、起動直後または任意のタイミングで復旧することができます。
クラッシュや停電が発生した場合、またはユーザー認証後の起動時に、[未保存文書が x 件あります。文書の復旧を実行しますか?] というメッセージとともに、保存されていない作業内容を復旧するかどうかを確認するプロンプトが表示されます。
ユーザーが [はい] をクリックすると、[未保存文書の回復] ダイアログボックスが表示され、復旧可能な文書がリストされます。
[未保存文書の回復] ダイアログボックスでは、次のオプションを選択できます。
また、復旧に関するプロンプトが表示されたときに [いいえ] を選択しても、後で [ファイル] - [自動保存] - [自動保存した文書の回復] を選択すれば、自動保存された文書を復旧できます。[未保存文書の回復] ダイアログボックスが表示されたら、前述と同様に文書を復旧または削除することができます。
自動保存データベースから文書が復旧されると、その文書は自動的にデータベースから削除されます。これにより、自動保存データベースのサイズが大きくなりすぎるのを防ぐことができます。
状況によっては、ユーザーが文書を編集している最中に、その文書を直ちに保存しなければならない場合もあります。そのような場合は、[ファイル] - [自動保存] - [すぐに自動保存] を選択することで、現在の文書を自動保存データベースに保存できます。
また、[ファイル] - [自動保存] - [自動保存データベースにコピーを保存] を選択すると、作業中の文書のコピーを自動保存データベースに保存しておくことができます。このコピーは、ユーザーが削除するまで保持されます。