従業員コミュニケーションの変革にHCL Connections が必要な理由

2021/9/16 - 読み終える時間: 2 分

Why You Need HCL Connections to Help Transform Employee Communications の翻訳版です。

従業員コミュニケーションの変革にHCL Connections が必要な理由

2021年9月14日

著者: Dan Allen / Product Marketing Manager, HCL Digital Solutions

パンデミックによる労働環境の変化により、企業は従業員の大部分がリモートで働いていても機能することがわかってきましたが、従業員のエンゲージメントとコミュニケーションを効果的にサポートする方法については疑問が残っています。従業員のコミュニケーションは、エンゲージメントを促進するため、従業員の体験に不可欠であるだけでなく、従業員の満足度、生産性、コラボレーション、そして最終的にはビジネスの成功にも貢献します。

まずは、"対面していないときに、従業員のための効果的なコミュニケーションチャネルをどのようにして作るか "という質問から始めましょう。私が管理職になったばかりの頃に学んだ格言に、「できる限り対面でコミュニケーションをとれ」というものがありました。それは、主なコミュニケーション手段がメールと対面式のミーティングに限られていた時代のことです。対面式のミーティングが時代遅れだというわけではありませんが、今日の従業員とのコミュニケーションの現実は大きく異なり、より困難なものとなっています。考え方が変わり、ありがたいことに、コミュニケーションの手段も増えています。ここでは、リモートワークへの移行がCEOの考え方や意思決定にどのような影響を与えているかを見てみましょう。

コミュニケーションの方法を再考する

KPMG社は、パンデミックがビジネスに与える影響についてCEOを対象に調査を行いました。最も印象的だったのは、パンデミックによって、CEOは組織内での仕事やコミュニケーションの方法を再考する必要に迫られたということです。リモートワークやハイブリッドワークの環境で業務を行うことは、確かにより複雑であり、この新しいワークモデルによって、CEOはビジネスの規範を見直す必要に迫られています。

• 今回の調査では、CEOの4分の3が、デジタルコラボレーションツールやコミュニケーションツールへの投資を継続すると回答しました。なぜなら、これらのツールは、コミュニケーションやエンゲージメントのギャップを埋めるのに役立つからです。
• 興味深いことに、73％のCEOは、採用時にリモートまたはハイブリッドの職場環境が、将来の従業員にとってより魅力的であると回答しています。従業員の経験は、一般的に新しいキャリアの選択を決定する際の重要な要素となります。
• 69%のCEOは、コスト削減のためにオフィススペースを縮小すると回答しています。これは、一部の従業員がオフィスでの仕事に戻らないことを明確に示しています。
• また、68％のCEOは、遠隔地にいる従業員とのコミュニケーションに課題がある場合、新しいコミュニケーション方法やモードを用いてコミュニケーション戦略を再構築しています。

しかし、企業の価値観に沿った企業文化をどのように浸透させ、維持していくかなど、企業にとって重要な課題も残っています。

情報消費の変化

さて、ここで話を経営陣から従業員に移してみましょう。従業員とのコミュニケーションを円滑にする方法を理解する前に、まず今日の職場環境で情報がどのように消費されているかを理解する必要があります。最近の調査によると、ほとんどの人が6分ごとにメールやインスタントメッセージをチェックしているそうです。過去30年間で情報消費量が500％増加しているのも不思議ではありません。より多くの情報が消費されているにもかかわらず、情報過多は現実的な問題となっています。情報消費量の増加に伴い、情報の提供方法も変化する必要があります。

情報をどのように受け取るべきか、従業員は新たな期待を寄せています。例えば、1980年以降に生まれた社員は、人生の大半をテクノロジーに囲まれた生活を送っており、コミュニケーションに対する期待が高まっています。今の社員は、情報を好きなときに好きな場所で、慣れ親しんだフォーマットで受け取りたいと思っています。また、情報の流れをパーソナライズし、自分の役割に応じた重要な情報に限定したいと考えています。従業員は複数のデバイスを使って情報にアクセスするため、どのデバイスでも情報を消費できることも求めています。

もっと簡潔にまとめると、情報の流れは、頻繁に、マルチチャネルで、マルチフォーマットで、そして最も重要なのは、継続的に測定されるべきだということです。これにより、社員の心に響くような方法で、社員が必要としている場所、必要としている時に、より効果的に情報を届けることができるのです。

エンゲージメントとコラボレーションの違いは何か

従業員コミュニケーションとは、管理職が従業員に情報を提供することだけではありません。今日の職場環境では、より広範なコミュニケーションと交流が行われています。このスペクトルは、従業員エンゲージメントから従業員コラボレーションまでのすべてをカバーしています。それは、従業員と経営陣の間の双方向のコミュニケーションであったり、チームプロジェクトでチームメンバー間のコミュニケーションを促進するものであったりします。私たちが認識しなければならないのは、エンゲージメントとコラボレーションの成功は、効果的なコミュニケーションチャネルに完全に依存しているということです。

従業員のコミュニケーションは、組織の目標を達成するためにも、ビジネスの成果につながる日々のさまざまな成功を収めるためにも不可欠です。コミュニケーションは、エンゲージメントとコラボレーションの2つの要素に分けられます。従業員のエンゲージメントとは、従業員を正しい目標に集中させ、会社の価値観や慣習を理解させ、仕事をこなすために必要なトレーニングやツールを提供することです。

一方、従業員のコラボレーションとは、仕事の管理、チーム、そして社内外での様々な交流を指します。エンゲージメントとコラボレーションに注目すると、これらは組織の成功のための基本的なビジネスドライバーです。これらのビジネスドライバーは、従業員の体験に大きな影響を与えます。研究によると、エンゲージメントとコラボレーションに長けた組織は、スタッフの離職率が非常に低く、生産性と収益性が高いことがわかっています。

コミュニケーション問題の解決

従業員数約5,000人のヨーロッパのケーブルメーカーでは、従業員用イントラネットに不満を感じていました。既存のサイトは時代遅れの静的なもので、会社が望む従業員同士の交流を生み出すことができませんでした。彼らの目的は、双方向のコミュニケーションを可能にし、パーソナライズされた体験を提供し、マルチチャネルのアプローチを提供する新しいイントラネットポータルまたは従業員情報ハブを提供することでした。

10万人以上の従業員を抱え、その7割がデスクレスでモバイル性の高い従業員であるグローバルなパッケージデリバリー企業は、従業員の双方向のコミュニケーション、アイデアの創出、迅速な意思決定を可能にするコラボレーションプラットフォームを必要としていました。経営陣は、次のホリデーシーズンに向けて、ピークシーズンの配送を改善するためのアイデアを募ることからコラボレーションの取り組みを始めたいと考えていました。

多国籍のエンジニアリング・建築会社では、700人以上の従業員と何千もの建設プロジェクトを調整し、複雑な設計問題の解決、専門的な知識の迅速な検索、ベストプラクティスの共有、顧客の納期遵守のための連携を改善する必要がありました。

これらのシナリオに共通していることは何でしょうか？それは、仕事をより効果的に進めるために、コミュニケーション、共同作業管理、従業員のエンゲージメントを改善する必要があるということです。効果的なコミュニケーションと共同での問題解決には、ベストプラクティスをサポートするための既製のツールとテンプレートを備えたフレームワークが必要です。HCL Connections は、3社の多様なビジネス課題を解決するためのソリューションを提供しました。

遠隔地で働く従業員が増えている中、こうしたコミュニケーション上の課題を解決するためのコラボレーションツールを提供することが、これまで以上に重要になっています。HCL Connectionsは、パーソナライズされたデザイン性の高いモバイル・ワークスペースを構築し、役割に応じたコンテンツやチーム構造を提供することで、コミュニケーションと生産性を向上させ、従業員を飽きさせないコラボレーション・フレームワークを提供します。

HCL Connectionsがお客様のコミュニケーションの課題をどのように解決できるかについてご興味のある方は、最近のウェビナー "Transforming Employee Communications with HCL Connections"をご覧ください。